Mengenal Prosedur dan Instruksi Kerja

Mengenal Prosedur dan Instruksi Kerja - Dalam dunia kerja, tentunya prosedur bukanlah hal asing dan sering terdengar bahkan dijalankan oleh kita. Selain prosedur, dikenal pula instruksi kerja yang berfungsi sama dengan prosedur untuk memberi pedoman bagi kita dalam menjalankan pekerjaan.

Lantas apakah yang membedakan kedua hal tersebut ?

Prosedur merupakan sekumpulan proses dalam melakukan suatu pekerjaan, sedangkan instruksi kerja adalah sekumpulan aktivitas dalam suatu proses. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa instruksi kerja merupakan bagian dari prosedur. Biasanya, instruksi kerja dijadikan rujukan atau referensi dalam sebuah prosedur.

Kedua hal tersebut sangat berperan penting dalam aktivitas bekerja. Tanpa keduanya, maka akan terjadi kekacauan dalam aktivitas bekerja. Misalkan, tidak ada prosedur dalam rekrutmen maka  rekrutmen akan berjalan simpang siur dan semaunya. Di suatu waktu, dibutuhkan proses interview dan di suatu waktu proses interview tidak dilakukan. Pada akhirnya, karyawan yang terlibat dalam proses rekrutmen akan mempertanyakan situasi seperti apa yang membutuhkan proses interview. Oleh karena itu, prosedur dan instruksi kerja dibutuhkan untuk meminimalisir simpang siur dalam bekerja dan mempermudah kita dalam mencapai tujuan suatu prosedur.

Sampai sini, apakah Anda telah mendapatkan gambaran ? Jika belum, maka langsung saja kita mengenal contoh konkrit dari prosedur dan instruksi kerja.

Sebagai contoh sederhana, kita dapat mengambil contoh prosedur membuat kopi yang dijabarkan sebagai berikut :

1. Siapkan cangkir 
2. Tuangkan kopi
3. Tuangkan air panas
4. Aduk hingga merata

Lantas bagaimana instruksi kerjanya ? 

Dari ke empat proses tersebut, tidak diwajibkan setiap proses tersebut dijabarkan dalam instruksi kerja. Instruksi kerja dibuat dengan tujuan untuk memperjelas aktivitas dalam suatu proses sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman, jika proses tersebut sudah cukup jelas maka instruksi kerja boleh ditiadakan. 

Maka dari ke empat prosedur tersebut, berikut instruksi kerjanya :

1. Siapkan cangkir. 
• Tidak perlu dijelaskan dalam instruksi kerja karena sudah cukup jelas dan dapat dimengerti
2. Tuangkan kopi dan gula
• Tuangkan 1 sendok makan kopi bubuk
• Tuangkan 2 sendok makan gula pasir
3. Tuangkan air panas
• Panaskan air hingga mendidih dengan suhu 100 derajat 
• Tuangkan air panas sebanyak 250 ml
4. Aduk hingga merata
• Tidak perlu dijelaskan dalam instruksi kerja karena sudah cukup jelas dan dapat dimengerti

Dapat diperhatikan bahwa instruksi kerja hanya dibuat untuk proses nomor 2 dan 3, karena apabila tidak dilengkapi instruksi kerja maka tujuan agar kopi tersaji dengan baik tidak dapat tercapai. Bayangkan, jika proses menuangkan kopi dan gula tidak dilengkapi dengan instruksi kerja, bisa jadi komposisi antara kopi dan gula tidak sesuai sehingga mengakibatkan kopi terlalu pahit atau manis. Atau jika proses menuangkan air panas tidak dilengkapi instruksi kerja, bisa jadi air yang dituangkan belum matang atau terlalu banyak. 

Sampai sini, apakah sudah cukup dimengerti ? Jika ya, maka kita akan lanjut ke dalam contoh yang lebih kompleks. 

Template dari prosedur dan instruksi kerja sendiri berbeda beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Namun secara umum, baik prosedur maupun instruksi kerja akan menjelaskan beberapa hal berikut :

• Judul 
• Tujuan 
• Ruang Lingkup
• Dokumen Terkait
• Definisi - Definisi 
• Flowchart yang menggambarkan proses dari sebuah proses atau aktivitas
• Penjelasan dari Flowchart
• Persetujuan dari pihak terkait

Sebelum mengenal prosedur yang lebih kompleks yang biasanya berlaku dalam perusahaan, maka berikut dijelaskan beberapa simbol flowchart dalam suatu prosedur dan artinya. 

Setelah mengenal simbol simbol dalam flowchart, maka langsung saja kita bahas perbedaan prosedur dan instruksi kerja dalam flowchart dari prosedur rekrutmen di bawah ini. 

Dari gambar di atas diceritakan bahwa prosedur rekrutmen melibatkan beberapa proses. Diantara proses di atas, proses pelaksanaan teknikal test dan scoring teknikal test membutuhkan instruksi kerja. 

Dalam instruksi kerja teknikal tes tersebut akan dijelaskan proses pelaksanaan teknikal tes dimulai dari penyiapan alat tes, penjelasan instruksi kepada pelamar, lama pengerjaan, pengumpulan hasil teknikal tes, penginputan hasil teknikal tes ke dalam software untuk dikoreksi, hingga pencatatan hasil dari teknikal tes tersebut. 

Proses pembuatan dari prosedur dan instruksi kerja sendiri membutuhkan waktu dan effort yang tidak sedikit. Anda tidak hanya harus memikirkan apa yang telah berjalan saat ini namun juga bagaimana suatu proses atau aktivitas berjalan lebih baik. 

Dalam proses pembuatannya yang cukup melelahkan, seringkali beberapa perusahaan menyerah dan meniadakan prosedur dan instruksi kerja secara tertulis dan menjalankannya secara lisan dan turun temurun. Beberapa perusahaan yang menggunakan jasa konsultan untuk merumuskan prosedur dan instruksi kerja. Ada juga beberapa perusahaan yang merumuskan sendiri prosedur dan instruksi kerja dengan mendiskusikannya dengan pihak terkait. 

Bagaimanapun caranya, kedua hal tersebut tidak dapat serta merta dilupakan dan dihapuskan dalam aktivitas bekerja. Sesuatu yang dijelaskan dalam hitam di atas putih lebih memiliki kekuatan dibandingkan sesuatu yang hanya dijelaskan lisan dan dapat sewaktu waktu dilupakan. 

Bagaimana dengan Anda ? Sudahkah perusahaan Anda memiliki prosedur dan instruksi kerja ? Jika ya, sudahkah Anda menjalankannya dengan baik ?

Demikian pembahasan matahrd tentang Mengenal Prosedur dan Instruksi Kerja.

Semoga bermanfaat.