8 Langkah Membuat Prosedur

“Prosedur di perusahaan tempat saya bekerja tidak beraturan, kemarin A dan tiba tiba sekarang berubah menjadi B, tidak ada aturan yang pasti. Saya bingung.”

Itu adalah salah satu sebab pengunduran diri yang sering saya dengar dari para pelamar. Mereka merasa bingung sehingga mengakibatkan pekerjaan yang mereka lakukan kurang maksimal. Tidak adanya prosedur yang jelas tidak hanya menimbulkan kegelisahan di antara para pelaksananya melainkan juga mengakibatkan hasil pekerjaan yang dilakukan tidak konsisten.

Baca juga : Mengenal Prosedur dan Instruksi Kerja

Prosedur bukan hanya sekedar dokumen tertulis yang telah disetujui melainkan juga merupakan sebuah sistem yang memungkinkan segala proses tetap berjalan dan mencapai output yang diharapkan meskipun para pelaksana di dalamnya telah berganti personil. Seringkali kita mendengar keluhan “dulu saya tidak diajari oleh karyawan sebelum saya” dimana hal ini menandakan bahwa prosedur yang ada belum mampu mengarahkan para pelaksananya dalam menjalankan tugasnya sehingga output yang diharapkan tidak dapat tercapai. Prosedur dapat dikatakan baik apabila para pelaksana mampu mencapai output yang diharapkan hanya dengan membaca prosedur tersebut.

Sayangnya, beberapa perusahaan seringkali mengabaikan prosedur dalam aktifitas operasional mereka dan berpedoman pada instruksi yang hanya disampaikan secara lisan. Membuat prosedur sendiri bukanlah hal yang sulit meskipun untuk mencapai hasil yang sempurna membutuhkan proses yang panjang. Setidaknya ada beberapa hal yang perlu dilakukan dalam pembuatan prosedur ;

#1. Kenali Rule for Rules

Kemungkinan, prosedur bukanlah satu satunya peraturan yang dijadikan acuan dalam perusahaan. Selain prosedur, kita mengenal peraturan lain seperti peraturan perusahaan, internal memorandum, dsb. Sebelum memulai prosedur itu sendiri, cari tau kedudukan setiap peraturan tersebut dimulai dari siapa yang berhak menyetujuinya, ketentuan dalam setiap peraturan, masa berlaku, dsb agar prosedur yang kita buat tidak tumpang tindih dengan peraturan lainnya.

Misalkan ;

#2. Tentukan aktifitas dalam departemen

Setelah memahami kedudukan setiap peraturan di perusahaan, kita dapat mulai menggali dan menentukan aktifitas aktifitas yang terjadi dalam departemen. Diharapkan setelah memahaminya, kita mendapatkan gambaran prosedur apa yang perlu dibuat.

Misalkan, untuk departemen HRD ;

 #3. Analisa keterkaitan prosedur

Dalam prosedur kita seringkali melihat adanya prosedur terkait, yaitu prosedur lain yang berhubungan dengan prosedur tersebut. Misalkan untuk prosedur peminjaman dana (dep. HRD) kemungkinan akan berhubungan dengan prosedur pembayaran (dep. Finance) atau prosedur pemberian surat peringatan (dep. HRD) berhubungan dengan prosedur pemutusan hubungan kerja (dep. HRD).

Dengan menganalisa keterkaitan antar prosedur dilakukan agar kita dapat menyelaraskan prosedur tersebut dengan prosedur lain yang berhubungan sehingga tidak menimbulkan adanya informasi yang rancu.

Misalkan ;

Note : kotak berwarna adalah prosedur dari departemen lain.

#4. Drafting

Setelah menganalisa keterkaitan prosedur, kita dapat mulai menjelaskan segala proses dalam aktifitas tersebut. Penjelasan yang diberikan dapat berupa uraian, flowchart maupun media lain yang memungkinkan prosedur tersebut dapat dimengerti oleh siapapun.

Dikarenakan prosedur adalah sebuah pedoman, maka tuangkan segala hal dengan detail di dalamnya misalkan ;

• PIC / pelaksana
• Input dan output proses
• Jangka waktu pelaksanaan
• Dokumen terkait (kebijakan / form / prosedur lain / instruksi kerja)

Bagi perusahaan yang baru beroperasi, penjelasan yang diberikan bisa jadi menggambarkan aktifitas yang kelak harus dijalankan. Namun untuk perusahaan yang telah lama beroperasi, penjelasan bisa jadi menggambarkan aktifitas yang selama ini telah dilaksanakan atau aktifitas yang telah diperbarui untuk menjadi lebih efisien.

Misalkan ;

#5. Rancang formulir

Berjalannya sebuah prosedur tentunya membutuhkan sebuah dokumentasi, contohnya adalah formulir. Formulir biasanya memuat berbagai informasi yang dibutuhkan dan juga persetujuan dari para pelaksana. Buatlah formulir sesederhana mungkin dengan tetap mempertimbangkan setiap proses dalam prosedur tersebut.

#6. Tuangkan dalam instruksi kerja jika perlu

Prosedur adalah sekumpulan proses dalam sebuah aktifitas, namun seringkali proses tersebut terlalu teknikal jika dituangkan dalam prosedur. Untuk mengatasinya, dapat dibuat instruksi kerja yang memuat  pedoman yang perlu dilakukan dalam sebuah proses. Yang perlu diingat adalah tidak semua proses perlu dituangkan dalam instruksi kerja, jika proses tersebut cukup sederhana dan tidak memerlukan penjelasan detail maka cukup dituangkan dalam prosedur.

Misalkan ;

#7. Persetujuan

Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah meminta persetujuan dari pihak yang berwenang. Hal ini bergantung pada kebijakan setiap perusahaan, beberapa perusahaan mungkin menetapkan bahwa prosedur dinyatakan sah jika telah ditandatangani oleh manager di departemen tersebut sedangkan perusahaan lain menetapkan bahwa manajemen adalah pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu prosedur.

Dalam proses persetujuan, akan terdapat proses peninjauan dimana kemungkinan kita perlu melakukan revisi terhadap draft prosedur yang telah kita buat sebelum akhirnya disetujui dan sah untuk diberlakukan.

#8. Sosialisasi

Hal terakhir yang perlu dilakukan adalah sosialisasi untuk memperkenalkan prosedur tersebut kepada seluruh pihak yang terkait. Sosialisasi dapat dilakukan dengan menggelar suatu presentasi atau memasangnya ke berbagai media yang sering dipantau karyawan seperti HRIS maupun mading.

Demikian 8 langkah yang dapat dilakukan untuk membuat sebuah prosedur. Satu hal yang perlu menjadi perhatian, proses membuat prosedur tidak hanya mengajak kita untuk menjelaskan sebuah aktifitas. Ketika kita membuat sebuah prosedur, secara tidak sadar kita akan meninjau apakah proses yang dituangkan dalam prosedur adalah proses yang efisien bagi para pelaksana.

Nyatanya membuat prosedur tidak hanya bertujuan untuk dokumentasi, membuat prosedur adalah suatu awal dari upaya perbaikan. Secara kasat mata, prosedur adalah suatu pedoman. Namun tanpa disadari, prosedur merupakan salah satu sumber yang menciptakan rasa aman bagi para pelaksananya. Dan rasa aman, adalah satu dari sekian banyak hal yang dibutuhkan karyawan dalam bekerja dan menciptakan kontribusi kepada perusahaan.