4 Tips Membuat Proses Onboarding Menjadi Lebih "Hangat"

Mendapatkan pekerjaan adalah hal yang menyenangkan bagi sebagian besar. Adalah wajar jika di hari pertama bekerja kita akan merasa grogi dan canggung mengingat bahwa kita dihadapkan pada lingkungan yang baru. Jika mendapat pekerjaan adalah hal yang menyenangkan, maka merasa nyaman di lingkungan kerja yang baru adalah hal yang membutuhkan proses. Disinilah HR berperan besar untuk membantu setiap karyawan baru beradaptasi dengan lingkungannya.

Di awal mulai bekerja, umumnya HR akan memberikan induksi / onboarding kepada karyawan baru dengan menjelaskan beberapa peraturan umum perusahaan dan mengenalkan karyawan tersebut kepada karyawan lain. Di beberapa perusahaan, mereka telah merancang suatu training yang ditujukan agar karyawan dapat memahami budaya dan proses kerja di perusahaan tersebut. Namun ternyata, masih ada banyak cara yang tidak hanya membuat karyawan baru merasa nyaman di hari pertama kerjanya melainkan juga merasa "disambut".

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk menyambut karyawan baru Anda.

Berikan Email Berisi Arahan di Hari Pertama Kerja

Umumnya setelah kita mendapatkan informasi bahwa kita diterima kerja, informasi selanjutnya yang akan kita terima adalah offering dan kelengkapan data yang perlu disiapkan di hari pertama bekerja. Anda dapat menambahkan sentuhan ekstra pada informasi yang Anda berikan melalui email yang berisikan ;

• Sampaikan selamat datang dan sampaikan betapa kehadiran karyawan tersebut sangat bermakna bagi perusahaan. 
• Jelaskan arahan arahan yang sederhana namun membantu mereka di hari pertama kerja, misalkan ; lokasi parkir, waktu kerja, PIC yang dihubungi di hari pertama kerja, sistematika penukaran kartu akses, dsb.

Pastikan bahwa karyawan tersebut telah mendapatkan gambaran tentang apa saja yang perlu dipersiapkan selain dokumen identitas. Jangan biarkan karyawan tersebut menghabiskan waktu untuk mencari lokasi parkir sehingga datang terlambat. Hal yang diharapkan adalah karyawan tersebut tidak datang dengan langkah canggung melainkan dengan langkah mantap karena ia yakin bahwa ia tidak hanya diterima, melainkan disambut. 

Siapkan Kartu Ucapan

Bagi beberapa orang, merangkai kata adalah sesuatu hal yang sulit. Namun, hebatnya sebuah kata adalah ia mampu membuat seseorang merasa tersudutkan maupun merasa tersanjung. Anda mungkin tidak menyadari bahwa sebuah kartu ucapan berisikan "Welcome Aboard" yang Anda tuliskan mampu membuat karyawan tersebut merasa bahwa kehadirannya telah ditunggu. 

Akan lebih berkesan jika kartu ucapan tersebut dibuat oleh atasan langsung karyawan tersebut dan juga ditandatangani oleh anggota tim lainnya. Mungkin Anda tidak menyangka bahwa hal sederhana tersebut mampu membuat orang lain merasa senang.

Datang Lebih Awal

Jika pada umumnya Anda datang ke kantor tepat 1 menit sebelum jam kerja dimulai, maka lakukanlah hal sebaliknya jika Anda kedatangan karyawan baru. Jika memungkinkan, perintahkan hal yang sama kepada atasan langsung karyawan tersebut dan timnya. Mungkin terkesan aneh, namun hal ini menciptakan sebuah kesan yang berbeda. 

Bayangkan jika Anda adalah seorang karyawan baru di suatu perusahaan dan Anda tiba di perusahaan tanpa ada satu orang pun di tim Anda yang telah hadir. Kemungkinan besar kita akan merasa bingung, canggung atau mungkin biasa saja. Bandingkan jika Anda tiba di sebuah perusahaan dengan seluruh anggota di tim tersebut telah hadir dan menjabat tangan Anda dengan bersahabat. Saya yakin kemungkinan besar Anda akan beranggapan bahwa lingkungan kerja tersebut begitu hangat. 

Buatkan Sebuah Denah

Akan mudah bagi seluruh karyawan untuk mengenal satu atau dua karyawan baru. Namun akan membutuhkan proses bagi seorang karyawan untuk mengenal seluruh karyawan di perusahaan tersebut. Jika bahkan karyawan tersebut tidak menghapal nama karyawan lain, maka akan timbul kecanggungan bagi karyawan tersebut untuk berinteraksi dengan karyawan lain.

Sebuah denah bisa menjadi sebuah solusi untuk memudahkan karyawan mengenal karyawan lainnya. Anda dapat membuatkan sebuah denah berisi lokasi tempat duduk setiap karyawan berikut posisi jabatan dan nomor ekstensinya. Hal ini akan mempermudah karyawan tersebut untuk lebih membaur dan merasa nyaman dengan karyawan lainnya.

Masa awal karyawan mulai bekerja adalah masa yang kritikal dimana ada banyak kasus dimana karyawan mengundurkan diri di beberapa hari berikutnya tanpa ada kabar. Bantulah setiap karyawan untuk merasa nyaman di masa awal kerjanya dan hal itu dimulai di hari pertama karyawan tersebut bekerja.

Hari pertama kerja adalah hal yang menarik bagi setiap orang dan orang lain di sekitarnya. Akan ada satu pertanyaan yang pasti akan muncul, "bagaimana hari pertama kerjamu ?". Buatlah agar karyawan tersebut tidak merasa bahwa harinya "biasa saja" melainkan mengatakan bahwa "ini adalah hari yang indah untuk saya".

Bantulah orang lain merasa bahwa ia telah melewati sebuah hari yang indah. Dengan demikian, ia akan merasa lebih bersemangat menjalani hari esok karena yakin bahwa kehadirannya membawa makna bagi orang lain.