Mengasah Logika dengan Microsoft Excel

Halo teman teman HR seperjuangan,

Saya yakin, Anda pasti sudah mendengar berbagai macam produk HRIS seperti Sunfish, Talenta, Orange, dsb yang diklaim mampu membantu para HR melaksanakan tugasnya. Pengajuan cuti, perjalanan dinas, izin, dst sudah bisa diajukan melalui sistem tanpa perlu menggunakan form yang bisa terselip dan memenuhi ordner di lemari. Masalah penggajian pun tidak lagi serumit dulu yang mengharuskan kita memeriksa satu per satu rumus. Belum lagi beragam laporan kepegawaian yang bisa didownload kapanpun sesuai kebutuhan kita.

Tidak hanya HRIS, sudah banyak perusahaan yang membeli sebuah sistem ERP atau justru mengembangkan sistem untuk operasional kerja. Sistem memang telah menyediakan suatu rel dimana kita hanya perlu berjalan mengikutinya tanpa harus berpikir alternatif jalan lainnya. Tidak dapat dipungkiri, sistem memang membuat pekerjaan kita menjadi lebih mudah. Namun terkadang ada beberapa pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan melalui sistem sehingga kita mengerjakannya secara manual.

Bicara mengenai mengelola data data dari sistem, kita juga cukup familiar dengan Microsoft Excel. Microsoft excel pun mampu membantu kita dalam menyajikan sebuah laporan ataupun mendapatkan informasi melalui pilihan rumus rumus di dalamnya. Saya juga yakin Anda mengenal rumus rumus dasar untuk penambahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Namun Microsoft Excel menyediakan ratusan rumus yang dapat kita gunakan, dan berikut adalah beberapa di antaranya yang cukup sering digunakan untuk mengelola data ;

VLOOKUP dan HLOOKUP

Pernah kesulitan untuk mencocokan suatu data ? Atau ingin mengambil suatu data dari file lain yang berisikan ribuan kolom ? Nah, Anda dapat menggunakan rumus ini.

Vlookup dan Hlookup merupakan bagian dari fungsi Lookup. Lookup digunakan untuk mencari nilai pada baris atau kolom Tertentu. Vlookup digunakan untuk mencari nilai dalam bentuk kolom/vertikal, sedangkan Hlookup untuk mencari nilai dalam bentuk baris /horizontal.

Dalam pekerjaan pun Anda bisa menggunakan rumus ini untuk mencocokan data BPJS dari SIPP/Edabu dan dari sistem, mengambil informasi dari file data karyawan, dan sebagainya.

Untuk mengetahui rumus dan cara penggunaannya Anda dapat melihat referensi dari link berikut ; Rumus VLOOKUP dan HLOOKUP

IF

Pasti Anda familiar dengan skenario ; jika nilai appraisal <50 maka="" masuk="" span="" style="mso-spacerun: yes;"> 

dalam kategori E, nilai ≤60 masuk kategori D, dan seterusnya. Atau mungkin skenario lain seperti ; jika gaji < Rp 4.100.000 maka masuk dalam kelas rawat 2, jika gaji ≥ Rp 4.100.000 maka masuk dalam kelas rawat 1.

Nah, untuk mengelola skenario tersebut, Anda dapat menggunakan rumus IF. Dibanding dengan rumus VLOOKUP dan HLOOKUP, rumus IF cukup panjang bergantung pada banyaknya skenario yang dimasukkan.

Fungsi IF memungkinkan Anda untuk membuat perbandingan logis antara nilai dan apa yang diharapkan dengan menguji kondisi dan mengembalikan hasil jika True atau False. 

Untuk mengetahui rumus dan cara penggunaannya Anda dapat melihat referensi dari link berikut ; Rumus IF

COUNTIF dan COUNTIFS

Dalam acara gathering, biasanya kita seringkali memesan kaos yang berarti kita memerlukan informasi jumlah ukuran yang akan dibeli. Kalau karyawan hanya 10, kita masih bisa menghitung dengan jari, namun bagaimana jika karyawannya ada ribuan ?

Nah, rumus COUNTIF memudahkan kita untuk menghitung berapa banyak kaos ukuran S/M/L yang perlu dibeli. Fungsi COUNTIF digunakan untuk mencacah / menghitung jumlah sel berdasarkan pada syarat / kriteria tunggal tertentu.

Hampir sama dengan rumus COUNTIF, rumus COUNTIFS berfungsi untuk menghitung jumlah data atau banyak data pada cell yang memenuhi banyak kriteria, syarat atau kondisi tertentu. Misalkan, kita ingin menghitung jumlah karyawan laki laki dengan ukuran kaos S/M/L.

Untuk mengetahui rumus dan cara penggunaannya Anda dapat melihat referensi dari link berikut ; Rumus COUNTIF dan Rumus COUNTIFS

Demikian adalah 3 rumus excel yang sering digunakan dalam pengelolaan data. Masih ada banyak rumus lain yang digunakan dalam pengelolaan data, seperti IF-AND, IF-OR, SUMIF, ROUND, LEFT, MID, dst namun ketiga rumus di atas dirasa cukup membantu dalam pengelolaan data HR yang telah dibantu oleh sistem.

Meski saat ini sistem HR telah berkembang pesat, tidak ada salahnya untuk tetap menguasai Microsoft Excel. Meskipun Microsoft Excel cukup rumit dengan berbagai rumus di dalamnya, program tersebut membantu kita untuk melatih logika kita. Misalkan, sistem memberikan informasi tentang jumlah gaji yang diterima oleh karyawan sedangkan Microsoft Excel memberikan informasi jumlah gaji tersebut serta bagaimana cara mendapatkannya.

Sistem memang membantu kita dalam mengerjakan banyak hal, namun jangan biarkan diri kita dimanjakan oleh adanya sistem. Kita perlu terus menerus melatih ketajaman daya pikir kita, agar kita tidak tergerus perkembangan zaman, juga agar kita tidak terkalahkan oleh teknologi. Dan Microsoft Excel dengan ribuan rumus di dalamnya dapat menjadi alternatif bagi Anda yang ingin terus mengasah daya pikir Anda.

Selamat mencoba !