Serah Terima Pekerjaan = Tanggung Jawab

Mengundurkan diri seringkali bukan benar benar berarti bergerak mundur ke belakang. Pada sebagian besar kasus, mengundurkan diri adalah melakukan proses memajukan diri kita. Bagi sebagian besar orang, mereka rela mengundurkan diri demi mengejar sesuatu yang dirasa lebih baik dari yang kini mereka miliki.

Namun, meski nyatanya mengundurkan diri adalah proses yang dirasa bagus bagi karyawan tersebut tidak dapat disangkal lagi pengunduran diri bisa jadi menimbulkan gejolak bagi yang ditinggalkan. Gejolak yang dimaksud adalah bahwa tim karyawan tersebut serta karyawan yang menggantikannya perlu menyesuaikan beberapa langkah sehingga proses kerja yang selama ini berlangsung baik tetap berjalan.

Saya yakin Anda pernah mendengar beberapa keluhan berikut ;

“Dulu sama si A rembes uang transport cepet, sekarang sama si B lama”

Atau

“Saya tidak tahu caranya bagaimana, tidak pernah diajarkan ke saya”

Disinilah proses serah terima pekerjaan memegang peranan penting. Seperti sedang lari estafet, jika salah seorang tidak mengoper tongkat dengan baik maka tim tersebut harus bekerja keras mengejar ketertinggalan. Memang terkesan seolah yang ditinggalkan akan dirugikan apabila serah terima tidak berjalan baik. Namun seringkali saya menjumpai mantan karyawan yang harus rela diganggu karena beberapa pekerjaannya tidak terselesaikan dengan baik.

Serah terima pekerjaan memang merupakan hal yang penting bagi tim yang ditinggalkan, namun melakukan serah terima pekerjaan adalah suatu tanggung jawab. Tidak melakukan serah terima pekerjaan dengan baik sama saja dengan tidak melakukan tanggung jawab dan tanggung jawab yang tidak dijalankan akan menimbulkan rasa tidak tenang.

Oleh karena itu, untuk menghindari ketidaknyamanan bagi karyawan yang mengundurkan diri ataupun tim yang ditinggalkan, lakukan serah terima pekerjaan dengan baik. Berikut adalah beberapa tips dalam melakukan serah terima pekerjaan.

Persiapkan Jauh Jauh Hari

Ada alasan mengapa pengunduran diri membutuhkan 1 month notice, karena nyatanya Anda perlu menyiapkan agar kepergian Anda tidak mempengaruhi kinerja tim setelah ditinggalkan. Juga agar meminimalisir pertanyaan teman teman Anda setelah Anda mengundurkan diri. Terlebih jika Anda telah melakukan pekerjaan tsb cukup lama, Anda sendiri butuh waktu untuk mengingat apa saja yang selama ini Anda lakukan, dari global hingga detailnya.

Jika serah terima pekerjaan dilakukan buru buru, percaya atau tidak pasti akan ada banyak hal yang tertinggal. Dan mau tidak mau Anda harus meladeni pertanyaan teman teman Anda meski Anda telah mengundurkan diri yang timbul akibat ulah Anda sendiri. Atau bisa saja Anda menghindari mereka, taruhannya hubungan pertemanan Anda menjadi rusak.

Buat List Pekerjaan Anda

Anda dapat membuat daftar berisikan pekerjaan pekerjaan apa saja yang Anda lakukan selama ini. Untuk mempermudah Anda dapat menguraikannya dari gambaran besar pekerjaan Anda hingga ke bagian kecil di dalamnya. Contoh ;

1. Rekrutmen

a.       Memasang iklan

b.      Screening kandidat

c.       Penjadwalan tes

d.      Pelaksanaan tes

Hal ini cukup panjang namun membantu Anda untuk mengingat kembali pekerjaan yang telah Anda lakukan.

Buat Instruksi Kerja

Terkadang beberapa hal perlu dijabarkan lebih detail untuk dapat dijalankan. Dari poin sebelumnya, beberapa orang mungkin akan bertanya tanya bagaimana cara melakukannya. Anda bisa saja telah menjelaskan kepada tim Anda secara lisan dan teman Anda bisa saja lupa dengan apa yang Anda katakan. Oleh karena itu, tuangkan hal tersebut secara tertulis.

Buatlah instruksi kerja bagaimana cara melakukan tugas kok. Juga jangan lupa untuk melampirkan instruksi kerja tersebut dalam list pekerjaan Anda.

Misalkan ;

No	Pekerjaan	Cara pelaksanaan
1	Rekrutmen
	a. Memasang iklan	Instruksi cara penggunaan siva terlampir pada lampiran 1a
	b. Screening kandidat
	c. Penjadwalan tes	Template undangan terlampir pada lampiran 1c

Sampaikan Bertahap

Jangan mengharapkan orang lain dapat mencerna apa yang telah Anda kerjakan selama beberapa tahun dalam 1 atau 2 hari. Ujung ujungnya mereka akan lupa dan kembali bergantung pada Anda. Meski Anda telah mempersiapkan materi serah terima dari jauh jauh hari, namun semua akan kurang efektif jika Anda menyampaikannya secara buru buru.

Ada baiknya Anda menyampaikannya secara bertahap kepada tim Anda dari jauh jauh hari. Bahkan jika pengganti Anda belum ditemukan, tidak ada salahnya menyampaikannya kepada tim Anda lainnya. Semakin banyak yang mendengar akan semakin baik. Lagipula, tim yang baik bukanlah tim yang hanya bergantung pada 1 orang sebagai tumpuan melainkan jika setiap anggota tim dapat saling mengisi. Hal ini juga membantu Anda untuk memastikan apakah tim Anda cukup memahami apa yang telah Anda sampaikan.

Jadilah "Boss"

Dari jauh jauh hari juga Anda perlu melepaskan semua rutinitas yang selama ini Anda kerjakan. Tugas Anda adalah memantau pengganti Anda atau tim Anda dalam menjalankan tugas yang dulu Anda kerjakan. Apabila mereka melakukan kesalahan, Anda dapat membantu memberikan petunjuk sehingga hal ini memperlancar proses kerja setelah Anda memulai karir di tempat yang baru.

Bukti Otentik

Setelah semua prose serah terima telah berjalan, setidaknya pada H-3 Anda dapat mencetak daftar pekerjaan Anda yang disertai lampiran instruksi kerja. Mintalah tanda tangan dari PIC yang menerima tugas tersebut sebagai tanda bahwa mereka telah memahami informasi yang Anda sampaikan.

Simpanlah daftar yang telah ditandatangani tersebut sebagai bukti bahwa Anda telah melakukan serah terima pekerjaan dengan baik.

Keep Contact

Meski Anda tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut, tidak ada salahnya meladeni beberapa pertanyaan dari tim Anda yang mungkin dulu lupa Anda sampaikan. Namun tidak ada salahnya juga meminta mereka membaca kembali berkas serah terima yang dulu Anda buat jika memang Anda merasa telah menyampaikannya.

Bagaimanapun, hubungan pertemanan Anda harus tetap berjalan bukan ?

Meski terlihat serah terima pekerjaan dilakukan untuk memberikan rasa aman bagi tim yang ditinggalkan, jika Anda melalaikan tugas tersebut perusahaan bisa saja menahan gaji Anda atau tidak memberikan surat pencairan BPJS bahkan yang lebih buruk Anda bisa saja di blacklist.

Seperti yang telah disampaikan, serah terima pekerjaan adalah tanggung jawab. Dan nama Anda akan menjadi lebih harum jika proses perjalanan karir Anda tidak meninggalkan kesulitan bagi orang lain dalam tim Anda.