Prosedur dan Peraturan : Infrastruktur Dasar dalam Kemajuan Perusahaan

Pada suatu kesempatan, saya sempat berbincang dengan seorang teman saya yang berencana mengundurkan diri dari perusahaan tempat ia bekerja.

"Kantor saya memiliki standar tinggi yang juga baik untuk karyawannya. Semakin tinggi standar yang ditetapkan perusahaan maka standar para karyawannya akan ikut meningkat. Sayangnya, infrastrukturnya tidak kuat. Banyak peraturan yang tidak jelas, jadinya saya babak belur".

Curhatan teman saya rasanya tidak hanya dialami oleh dirinya sendiri, entah ada berapa banyak perusahaan yang melupakan pentingnya peraturan tertulis dalam kegiatan operasionalnya. Dunia HR telah bergerak semakin ke depan dan muncul banyak hal yang lebih menarik perhatian, misalkan employer branding. Sayangnya sebelum meluncur ke hal hal menarik lainnya, tentunya hal hal mendasar perlu dibenahi terlebih dahulu. 

Anda dapat memahami mengapa perangkat peraturan begitu penting melalui beberapa fakta berikut ; 

Tidak Membawa Dampak Langsung ke Bisnis

Perangkat peraturan adalah hal pertama yang perlu dipastikan dalam memulai bisnis, layaknya sebuah rel untuk jalannya kereta. Namun ketika perangkat peraturan tak kunjung dibentuk ketika perusahaan telah lama berdiri maka akan membutuhkan effort lebih untuk mewujudkannya. Hal ini tidak lain disebabkan karena perangkat peraturan tidak membawa dampak langsung terhadap bisnis dibandingnya proses penjualan maupun pengadaan barang. Dan ketika diminta untuk menentukan prioritas, segala hal yang berkaitan langsung dengan bisnis tentu akan mendapatkan prioritas dibanding pembuatan perangkat peraturan. 

Ujung ujungnya, semua peraturan hanya berdasarkan lisan atau melalui Minutes of Meeting yang bisa jadi tidak dilihat secara berkala. 

Karyawan Gelisah, HR pun Gelisah

Jika perangkat peraturan diabaikan, secara tidak langsung hal ini akan mempengaruhi jalannya bisnis dengan adanya kegelisahan dari para karyawan. Berikut adalah kisah yang pernah saya dengar dari salah seorang teman saya, sebut saja Ali.

Ali : Saya sedang stress karena harus mem-PHK karyawan pabrik saya.

Saya : Loh, kenapa harus stress ?

Ali : Saya diminta untuk memPHK mereka padahal kinerja mereka bagus, alasannya cuma karena perusahaan tempat saya bekerja tidak melihat karyawan tersebut bisa berkembang. Ekspektasi mereka, karyawan level non staff harus menguasai Ms. Office untuk dijadikan karyawan tetap. Masalahnya adalah, hal ini tidak dituangkan dalam peraturan dan mereka tidak mengetahui hal ini. Rasanya tidak adil bagi mereka. 

Saya memahami kegelisahan Ali. Saat ini, karyawan semakin kritis dan tidak cukup puas dengan adanya peraturan yang bersifat lisan atau bisa jadi mereka akan pura pura lupa meski peraturan itu telah dikatakan beratus ratus kali. Bahkan ada banyak karyawan yang mulai kritis menanyakan "mana peraturannya? seharusnya perusahaan punya peraturan ini dan itu seperti perusahaan lainnya".

Kalau hal tersebut terjadi, tidak hanya karyawan yang dibuat gelisah, HR pun ikut gelisah jika tidak ada kerjasama dari pihak lainnya dalam pembuatan perangkat peraturan. Dalam kasus Ali, bukan proses mem-PHK yang menjadi beban melainkan kenyataan bahwa sebagai HRD ia tidak memiliki senjata yang kuat untuk melakukan proses PHK.

Employer Branding pun Menjadi Sia Sia

Loh kenapa harus sulit ? Employer branding kan hal yang berbeda dari perangkat peraturan. Oh tentu saja hal yang berbeda. Salah satu tujuan employer branding adalah untuk mempromosikan perusahaan kita di mata khalayak umum termasuk para pencari kerja. Nah anggap saja para pencari kerja tergiur untuk bekerja di perusahaan itu dan menjadi bagian perusahaan setelah melalui proses seleksi. Lalu, apakah ia akan nyaman bekerja tanpa adanya perangkat peraturan yang mapan ? Bagaimana jika ia karyawan tersebut resign dan menyebarkan hal negatif tentang perusahaan ?

Menciptakan suatu aturan adalah hal yang mendasar sekaligus penting. Perangkat peraturan tidak mendesak seperti proses pengiriman barang ke customer ataupun nilai penjualan. Namun hati hati, hal yang ditunda lama kelamaan akan menjadi mendesak. Polisi tidak akan melakukan tilang kepada para pengemudi jika sang polisi dan sang pengemudi tidak sepakat secara sadar atas suatu hal. Jika tiba tiba polisi melakukan tilang tanpa disertai peraturan, saya rasa Anda bisa membayangkan apa yang akan terjadi selanjutnya.